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FENACOAC
Nota Técnica No. 2
El Desarrollo de la Conciencia de Control como Estrategia Empresarial
Por: Lic. Jorge Alberto Flores Sagastume.
Optimización Tecnológica.
IDT, FENACOAC.
Las instituciones realizan grandes esfuerzos planificando, desarrollando e implantando nuevas y mejores formas de hacer negocios para aumentar así su productividad. Se invierten recursos en el mercadeo de productos y servicios, en tecnología, capacitación en áreas operativas y en la mejora del servicio al cliente. Sin embargo, muchas veces no le dan la debida importancia al control interno que debe prevalecer en cada uno de los engranajes del sistema productivo de la institución.
El adecuado control interno ya es una necesidad inherente de la gestión administrativa y operativa de las instituciones, que han tomado conciencia de las implicaciones de la concretización de los riesgos y de las amenazas internas y externas existentes.
Pero... ¿qué es el control interno?.
El diccionario de la Lengua Española sobre el término control dice textualmente: “comprobación, inspección, fiscalización, intervención”, mientras que del término interno dice “interior, de lo interior”. Es evidente que uniendo ambas explicaciones, obtenemos una pobre y ambigua definición de lo que realmente significa control interno, según los expertos en el tema.
Una definición que explica ampliamente qué es control, es la siguiente: “La acción de comprobar, inspeccionar, verificar; también es dominio, gobierno, dirección. En síntesis, control es una función que se realiza mediante parámetros o patrones de comportamiento personales, familiares u organizacionales que han sido enseñados, inculcados, aprendidos o dictados con anterioridad. Por eso se dice que el control es fruto de la planificación. Se planea, se ejecuta y después se verifica, es decir, se controla; esto se hace para revisar si la acción o el procedimiento se realizó de acuerdo a lo planeado y para evaluar sus resultados. De esta fase nacen las conclusiones y/o los ajustes necesarios que retroalimentarán el sistema para que vuelva a reiniciar el ciclo (planear, ejecutar, verificar, actuar)”.
Ahora que se tiene una definición más amplia sobre lo que es control, definiremos qué es el control interno. Al respecto, los expertos en la materia coinciden al indicar que: “El control interno es el sistema integrado por el esquema de la organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptado por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.
Sin embargo, la implantación de sistemas de control interno por sí sola, no garantiza el alcance de los objetivos propuestos en los mismos. Hace falta concientizar y comprometer al personal en la observancia y cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y disposiciones generales que involucra el control interno. La experiencia ha demostrado que cuando el personal, empezando por los Directivos y Gerentes, no está conciente del rol que le corresponde llevar dentro de la estructura de control interno de la institución, los objetivos de control no son alcanzados, se produce un relajamiento y el control interno se convierte en un cuello de botella para la administración. Por ello, es necesario que paralelamente al sistema de control interno se desarrolle en el personal, la conciencia de control.
¿Qué es la Conciencia de Control?
Bueno, empecemos definiendo el término “conciencia”. Sin ánimo de buscar definiciones propias de las ciencias del comportamiento humano, diremos que la conciencia, del latín “conscientia”, es definida en general como el conocimiento que el ser humano tiene de sí mismo y de su entorno, la cual está compuesta por todo aquello que él conoce, con lo que ha estado en contacto a través de las experiencias adquiridas durante su vida.
Como ya tenemos la definición de control, diremos entonces que la conciencia de control es la importancia que la administración brinda al control y, por lo tanto, al ambiente en el cual funcionan los controles internos específicos de la empresa o institución. En otras palabras, es la actitud de los responsables de ejercer el control hacia el cumplimiento de los mismos.
La conciencia de control individual la define los principios y los valores éticos y morales que la persona posee y aplica en las actividades del día a día. Es el resultado de un razonamiento interno profundo, donde la integridad y autenticidad personal genera acciones encaminadas hacia cumplir y hacer que se cumplan los controles en todas las actividades que se realizan. La conciencia de control es un hábito que se debe desarrollar todos los días en el personal.
Para desarrollar la conciencia de control en el personal, es necesario que la misma empiece a cultivarse en la alta dirección, quienes aprueban, comunican y cumplen las directrices de control. Está comprobado que en varios casos, los primeros en violar los controles son los mismos Gerentes, quienes haciendo alarde de su autoridad, obligan al personal a omitir el cumplimiento de procedimientos de control bajo el pretexto de la “urgencia” gerencial.
Independientemente del nivel de la tecnología, de los estándares, procedimientos y buenas prácticas de control interno que la institución posea, solo la acción pro-activa y una adecuada conciencia de control del personal puede hacer que esas herramientas sean productivas y efectivas en la consecución de los objetivos de control.
Los síntomas más comunes de la carencia de la conciencia de control en una institución son, entre otros, los siguientes:
a) Carencia o inadecuados sistemas de control interno.
b) Existencia de controles que nadie cumple.
c) Débil seguimiento a la observancia de los controles por parte del personal.
d) Escaso apoyo a la función de la Auditoría Interna.
e) Funcionarios que omiten u obligan a omitir el cumplimiento de los procedimientos de control.
f) Tardío descubrimiento de irregularidades en las operaciones, contabilidad, administración, etcétera.
g) Carencia de estrategias para administrar los riesgos.
h) Inadecuada segregación de funciones.
i) Retraso en el cumplimiento de metas y objetivos de control.
La administración debe hacer de la conciencia de control, una estrategia empresarial. Se debe crear un cultura de control, la cual se debe iniciar en la inducción del personal de nuevo ingreso y se debe mantener a través de la constante “predicación” verbal y ejemplar de los valores y principios que deben regir la actitud del personal en cada actividad que realice.
1/Control Interno. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. República de Colombia.
2/ Henry Giraldo Gallego. Oficina Asesora del Control Interno. http://www.quindio.gov.co/controli.html